Kontak Bisnis

16 Apr

Kontak bisnis adalah seseorang dalam sebuah perusahaan klien atau organisasi lainnya yang lebih sering dihubungi dalam rangka keperluan bisnis. Data kontak bisnis berfungsi untuk mengorganisasikan dan menyimpan informasi lengkap mengenai koneksi, sehingga memudahkan dan mempercepat akses ke data penting dalam rangka memelihara hubungan bisnis.

Dalam menjalin hubungan dengan kontak bisnis, maka negosiasi akan sering dilakukan. Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak – pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal.

Tahapan Negosiasi

Dalam pelaksanaan negoisiasi tidak ada standarisasi proses atau tahapan baku yang menjadi tolak ukur baik tidaknya negosiasi. Tahapan-tahapannya berkembang dengan sendirinya tergantung pad apermasalahan yang sedang dihadapi.

Tahapan Negosiasi Versi A

1. Persiapan

Negosiator mulai mengadakan kick off internal untuk keperluan pengumpul informasi relevan yang lengkap, pembentukan tim jika diperlukan, Dalam rangka pembentukan tim, perlu diadakan pembagian peran”, seperti:

  • Pemimpin tim negosiator: memimpin tim, memilih dan menentukan anggota tim, menentukan kebijakan khusus, dan mengendalikan anggota tim lainnya.
  • Anggota kooperatif: menunjukkan simpati ke pihak lain dan juga bertindak hati-hati agar pihak lain merasa kepentingannya tetap terlindungi.
  • Anggota oposisi: membantah argumentasi yang dilakukan pihak lain serta membuka kelemahan dan merendahkan posisi tawar pihak lain.
  • Sweeper:  sebagai problem solver pemecah kebuntuan dalam negosiasi, dan menunjukkan inkonsistensi pihak lain.

2. Proposal

Negosiator dapat memilih, apakah langsung melakukan penawaran pertama atau menunggu pihak lain yang mengajukan penawaran. Pada tahap ini, negosiatorsudah siap mempelajari kemungkinan-kemungkinan yang ada, meneliti serta membaca strategi pihak lain.

3. Debat

Tahap ini merupakan uatu proses negosiasi yang sangat penting, Dengan debat, kita dapat mengetahui seberapa jauh kepentingan kita bisa dipertahankan atau diteruskan dan seberapa jauh kepentingan pihak lain akan kita terima. Tahap ini diisi dengan argumentasi dari masing-masing pihak,

4. Tawar menawar

Pada tahap ini, hal yang diperlukan adalah fakta, data, dan kemampuan untuk mencapai tujuan negosiasi.

5. Penutup

Hasil akhir dari suatu negosiasi adalah berhasil, gagal, ditunda, dead-lock, para pihak walk-out, dll. Jika negosiasi berhasil, maka akan direkomendasikan untuk membbuat semacam memorandum of understanding (MoU) untuk keprluan pihak menekan pihak lainnya dalam menjalankan kesepakan hasil negosiasi.

Tahapan Negosiasi Versi Pakar ADR

1. Tahap Persiapan.

Persiapan adalah kunci keberhasilan dalam suatu negosiasi. Hal yang dapat dilakukan pada tahap ini adalah:

  • Mengenal lawan
  • Memahami kepentingan kita dan kepentingan pihak lain
  • Apakah masalahnya? Apakah yang menjadi masalah bersama?
  • Menyiapkan agenda dan longistik: ruangan, konsumsi, dll.
  • Menyiapkan tim dan strategi.
  • Menentukan BATNA (Best Alternative to A Negotiated Agrreement) atau harga dasar (bottom line).

2. Tahap Orientasi Dan Mengatur Posisi

  • Bertukar informasi
  • Saling menjelaskan permasalahan dan kebutuhan
  • Mengajukan tawaran awal.

3. Tahap Pemberian Konsensi/Tawar-Menawar

  • Para pihak saling menyampaikan tawarannya, menjelaskan alasannya, dan membujuk pihak lain untuk menerimanya.
  • Tidak ada yang salah dengan memberikan konsesnsi, tapi jika kita harus memberikan konsesi, pastikan kita mendapatkan sesuatu sebagai imbalannya.
  • Mencoba memahami pemikiran pihak lain.
  • Mengindentifikasi kebutuhan bersama
  • Mengembangkan dan mendiskusikan opsi-opsi penyelesaian.

4. Tahap Penutup

  • Mengevaluasi opsi-opsi berdasarkan kriteris objektif.
  • Kesepakatan hanya mneguntungkan jika tidak ada opsi lain yang lebih baik,
  • Jika tidak berhasil mencapai kesepakatan, maka komitmen dibatalkan atau dinyatakan tidak ada.

Prasyarat Negosiasi Yang Efektif

  1. Kemauan (willingness): mau menyelesaikan masalah dan bernegosiasi secara sukarela.
  2. Kesiapan (preparedness): siap melakukan negosiasi.
  3. Kewenangan (authorithative): mempunyai wewenang mengambil keputusan.
  4. Keseimbangan kekuatan (equal bargaining power): memiliki kekuatan yang relatif seimbang sehingga dapat menciptakan salaing ketergantungan.
  5. Keterlibatan seluruh pihak terkait (stakeholdership): dukungan seluruh pihak terkait dalam proses negosiasi.
  6. Holistik (comprehensive): pembahasan permasalahan secara menyeluruh.
  7. Komunikasi antara para pihak masih ada.
  8. Rasa percaya antara para pihak masih ada.
  9. Sengketa tidak terlalu pelik
  10. Tanpa prasangka: segala komunikasi atau diskusi dalam rangka menyelesaikan sengketa tidak dapat digunakan sebagai bukti,

Langkah-Langkah Proses Diskusi Negosiasi

1.     Menemukan masalah atau hal-hal pokok dari kedua belah pihak

Cara terbaik adalah dengan mneyusun sebuah daftar bersama, lalu membuat kesepakatan akan urutan dan format untuk menjawab tiap masalah yang ada. Pada saat mengungkapkan masalah atau hal-hal yang akan dibicarakan, fokuskan untuk mengetahui dengan pasti minat pihak satunya dan bukan posisi mereka. Beberapa sikap yang perlu dihindarkan adalah menyembunyikan masalah, menahan masalah atau hal poko sampai saat terakhir untuk menekan pihak pemasok agar mau menglah. Sikap tersebut hanya akan melahirkan rasa tidak percaya, dan tidak ada manfaat yang didapat

2.     Saling berbagai informasi

Pada saat para peserta negosiasi membahas masalah dan hal-hal pokok, biasanya akan terjadi pertukaran informasi. Pada saat itu, ada dua kesalahan yang dapat terjadi, yaitu:

  • Menahan informasi
  • Mengulang informasi

Untuk itu, ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh para peserta negosiasi:

  • Hindari bertukar informasi dengan ganya berdasarkan pada apa yang akan dibagi oleh pihak satunya. Sejak awal, tentukan strategi tim untuk berbagi informasi.
  • Hindari mengulangi informasi yang sama.
  • Gunakan teknik bertanya yang baik untuk mendapatkan informasi bermanfaat dari pihak satunya.
  • Gunakan pertanyaan yang menginterogasi atau memberi saran dalam keadaan yang sesuai.
  • Cobalah teknik dengar pendapat (brainstorming) untuk membantu pihak satunya melihat kemungkinan lain yang tersedia.

3.     Mengembangkan pilihan untuk mengatasi semua masalah

Untuk dapat menyelidiki masalah dan mengembangkan pilihan secara bersama-sama, maka penggunaan ketrampilan bernegosiasi perlu dikuasai dan dilatih. Pertama, para peserta negosiasi harus dapat menetukan bagaimana mereka ingin menampilkan proposal tersebut. Mereka mempunyai 4 pilihan dasar saat menampilkan proposal.

  • Mengajukannya dalam bentuk pertanyaan.
  • Mengajukannya dalam bentuk pernyataan.
  • Mengajukannya berdasarkan proposal pihak satunya,
  • Mengajukannya berdasarkan proposal asi yang telah disetujui.

Sumber:

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: