How Good To Manajemen Time

16 Jun

Manajemen waktu merupakan suatu pengorganisasian, perencanaan dan pengawasan terhadap produktivitas waktu. Waktu merupakan suatu sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien, karena waktu itu sangatlah berharga. Manajemen waktu ini berfungsi kepada produktifitas dari perbandingan waktu yang ada dengan waktu yang sudah dipergunakan.

Pembuatan manajemen waktu sebenarnya sangat sederhana. Hanya saja, di dalam mengelola pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sudah dibuat tersebut yang sedikit rumit. Hal ini dikarenakan bagaimana semua kegiatan tersebut dapat terselesaikan dengan kualitas yang maksimal dan dengan stress yang minimal. Untuk itu, salah satu alat bantu yang dapat dipergunakan adalah penjadwalan.

Segala sesuatu memang tidak dapat direncanakan dengan rinci tiap detiknya,karena banyak hal yang berada di luar kendali kita. Namun, dengan adanya perencanan waktu yang baik, kita pasti memiliki pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluangnya kelupaan untuk suatu aktivitas.

Berikut ini ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk melakukan pengoptimalan waktu dan memanajemen waktu yang kita miliki.

  1. Membuat Daftar Kegiatan. Ada terdapat 4 jenis  kegiatan, yaitu:
    1. Aktivitas rutin terjadwal, merupakan kegiatan yang rutin dan telah ditetapkan waktu pelaksanaannya.
    2. Aktivitas rutin tidak terjadwal, merupakan kegiatan-kegiatan rutin yang waktu pelaksanaannya bisa diatur sendiri.
    3. Aktivitas insidentil terjadwal, merupakan kegiatan tidak rutin dan biasnya sudah dijwadwalkan jauh-jauh hari
    4. Aktivitas insidentil tidak terjadwal, merupakan kegiatan rutin yang waktunya diberitahukan secara tiba-tiba.
  2. Menentukan Skala Prioritas. Jika semua kegiatan sudah didaftarkan, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menggollongkan kegiatan tersebut berdasarkan skala prioritas kita. Suatu kegiatan memiliki prioritas yang tinggi jika pihak lain bergantung pada hasil kegiatan tersebut, tidak dapat diwakilkan,  tidak dapat dijadwal ulang,  akan berdampak buruk jika tidak dilakukan, dan kesempatan untuk melakukannya sangat langka.
  3. Memperkirakan Waktu untuk Tiap Kegiatan. Hal ini dapat dilakukan dari pengalaman-pengalaman kita sebelumnya. Namun, untuk setiap aktivitas yang ada kita harus memberikan pertanyaan berikut:  Apakah pengerjaannya selama ini sudah efisien?, Apakah kita dapat mengerjakannya dengan cepat?, Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas itu? Untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang belum pernah kita kerjakan, ada baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan tugas tersebut bisa selesai dalam waktu 2 jam, kita dapat menambahnya setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal-hal tertentu yang memilki tingkat kerumitan tinggi atau berhubungan dengan orang lain.Selain itu kita juga harus realistis dalam memperkirakan waktu pengerjaan. Misalnya saja, rasanya sangat tidak realistis bila anda hanya mealokasikan waktu 15  menit untuk menyusun sebuah proposal yang Anda sendiri belum yakin isinya apa.
  4. Mengalokasikan Waktu. Kegiatan-kegiatan terjadwal tidak bisa kita kendalikan kapan waktu pelaksanaannya. Tetapi kegiatan-kegiatan tidak terjadwal dapat kita selipkan di antara apa yang sudah terjadwal. Sebisa mungkin pilih waktu pelaksanaan yang efektif. Misalnya, untuk pengerjaan sesuatu yang memerlukan konsentrasi tinggi, pilih saat di mana pikiran masih dalam kondisi segar.
  5. Mengevaluasi Penerapan Jadwal. Setelah seminggu berjalan, amati apakah semua aktivitas dapat dilakukan dengan baik? Bila masih banyak tanggung jawab terlalaikan dan banyak waktu terbuang, maka ada kemungkinan jadwal yang kita buat belum efektif. Lakukan revisi yang diperlukan misalnya dengan mengurangi kegiatan dan mempertimbangkan pendelegasian tugas.
  6. Belajar untuk Mengatakan Tidak. Terkadang untuk mendapatkan kesan positif, kita merasa segan untuk menolak permintaan rekan kerja, terutama atasan. Akan tetapi, kita juga perlu mengetahui batas kemampuan. Bila merasa beban kerja terlalu banyak hingga tidak mungkin memberi hasil yang baik, sebaiknya sampaikan fakta tersebut secara elegan. Anda tidak harus menolak tanggung jawab tersebut, namun Anda bisa saja meminta waktu pengerjaan ekstra atau menawarkan pendelegasian tugas tersebut pada orang lain sembari mengajukan alasan yang logis dan berdasarkan fakta.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: